כדין - מערכת לניהול משרד עורכי דין כדין

תיוק אוטומטי

תיוק אוטומטי של מיילים לתיק

המיילים כבר מגיעים. השאלה היא כמה זמן הצוות מבזבז על גרירת קבצים לתיקיות. כאן הצרופות נכנסות לתיק הנכון בעצמן, ומה שלא ברור ממתין לאישור.

לתיאום הדגמה

תיוק אוטומטי של מיילים פירושו שהודעה שנכנסת לתיבה המשרדית נקראת על ידי המערכת, והצרופות שלה נשמרות בתיק שאליו הן שייכות בלי שאיש גרר קובץ. בכדין (Kadin) ההחלטה נשענת על סימנים ברורים ולא על ניחוש: כתובת המייל או הדומיין של השולח, מספר התיק של המשרד, מספר התיק בבית המשפט, מספר טלפון שמוביל ללקוח אחד, ורק בסוף זיהוי AI שמציע ולא מכריע.

הכלל שמחזיק את כל זה הוא שאין תיוק בלי בסיס ברור. מה שלא זוהה בוודאות ממתין בתור אישור עד שאדם מאשר או דוחה, ותיוק שהגיע למקום לא נכון מתבטל בלחיצה אחת שמחזירה את המצב לאחור. זהו מודול בתשלום, בנפרד מתיבת המייל עצמה שפתוחה לכל משרד.

איך המערכת מחליטה לאיזה תיק המסמך שייך

ההחלטה נעשית לפי סולם קבוע, והשלב הראשון שמצליח עוצר אותו. ראשון הוא צימוד לכתובת המייל של השולח, אחריו הדומיין שלו, אחריו טלפון שמוביל ללקוח אחד עם תיק פתוח אחד, אחריו מספר התיק של המשרד כפי שהוא מופיע בנושא, בגוף ההודעה או בשם הקובץ, ואחריו מספר התיק בבית המשפט. רק אם כל אלה לא הצליחו ה-AI מציע תיק, וגם אז ההצעה נשארת הצעה.

  • צימוד לכתובת המייל או לדומיין של השולח
  • מספר תיק של המשרד או מספר תיק בבית המשפט, מהנושא, מהגוף או מהקובץ
  • מספר שנלמד פעם אחת בדיאלוג האישור וממשיך לעבוד גם משולח אחר

תור אישור במקום ניחוש

מסמך שלא זוהה בוודאות אינו נכנס לתיק ואינו נעלם: הוא מופיע במסך התיוק כפריט שממתין, עם מה שהמערכת כן הצליחה לקרוא ועם הסיבה שבגללה לא תויק. שם בוחרים לו תיק, ואפשר גם לסמן שהמספר שמופיע בהודעה יילמד לפעם הבאה. אם תיוק הגיע למקום הלא נכון, ביטול התיוק מחזיר את המסמך לסל המיחזור, מרוקן שדות שהאוטומציה מילאה ואיש לא ערך מאז, ומחזיר את הפריט לרשימת ההמתנה.

  • מה שלא ודאי ממתין בתור, עם הסיבה ועם מה שנקרא מהמסמך
  • ביטול תיוק שמחזיר את המצב לאחור, כולל עצירת הצימוד שגרם לטעות
  • ניקוי היסטוריה למי שרוצה להתחיל את התור מדף חלק

כללים פר סוג תיק, ומה שאינו תיק בכלל

אחרי שנקבע לאיזה תיק המסמך שייך, כללי התיוק בוחרים לו את התיקייה, והם מוגדרים פר סוג תיק כדי שתיק ליטיגציה ותיק התחדשות עירונית לא יתנהגו אותו דבר. לא כל מייל הוא בכלל חומר של תיק: לשולח אפשר להגדיר התעלמות, ולספקים של המשרד אפשר להפנות את הקבצים ישירות למסך חשבוניות וקבלות שתחת פיננסים, במקום להיכנס לתיק של לקוח.

  • כללי תיוק לתיקיות, מוגדרים לכל סוג תיק בנפרד
  • שולח שמוגדר להתעלמות אינו נסרק כלל, והשורה מסומנת כדולגה
  • חשבוניות של ספקי המשרד נשלחות לחשבוניות וקבלות ולא לתיק

היכולות הרלוונטיות

מה כדין נותנת לכם כאן

היכולות שסוגרות את תיוק אוטומטי של מיילים לתיק בפועל, וכולן חלק ממערכת אחת שלמה.

סריקת התיבה המשרדית

הודעות שנכנסות לתיבת Microsoft 365 של המשרד נקראות ומנותבות לתיק.

סולם זיהוי קבוע

שולח, דומיין, טלפון, מספר תיק של המשרד ומספר תיק בבית המשפט, ורק אז AI.

תור אישור

מה שלא זוהה בוודאות ממתין לאדם. אף מסמך לא מתויק בלי בסיס ברור.

הצרופות נשמרות כמסמכי התיק

כל צרופה נשמרת כמסמך נפרד בתיק. הודעה בלי צרופות לא מתויקת מעצמה, כדי שהתיק לא יתמלא ברעש.

ביטול תיוק

לחיצה אחת מחזירה מסמך שתויק לא נכון, ועוצרת את הצימוד שגרם לטעות.

כללים פר סוג תיק

לכל סוג תיק עץ תיקיות וכללים משלו, כדי שהחומר ינחת במקום הנכון.

לרשימת היכולות המלאה

בוידאו

לראות איך תיוק אוטומטי של מיילים לתיק עובד בפועל

חצי דקה לכל סרטון, בלי הרשמה ובלי הדגמה.

תיוק מייל וצרופות לתיק

גוף המייל נשמר כ-PDF והצרופות כמסמכים, בתיק ובתיקייה הנכונים.

תיוק אוטומטי של מסמכים

המסמך מזוהה לפי מספר תיק או תעודת זהות ומתויק לתיקייה הנכונה.

מודול בתוספת

שאלות נפוצות

שאלות על תיוק אוטומטי של מיילים לתיק

מה קורה למייל שהמערכת לא הצליחה לזהות?

הוא ממתין בתור אישור. השורה מציגה את מה שכן נקרא ואת הסיבה שבגללה לא תויק, ואדם בוחר לו תיק. שום מסמך לא נכנס לתיק בלי בסיס ברור או בלי אישור אנושי.

אפשר לבטל תיוק שהגיע לתיק הלא נכון?

כן. ביטול התיוק מעביר את המסמך לסל המיחזור, מרוקן שדות שהאוטומציה מילאה ואיש לא ערך מאז, ומחזיר את הפריט לרשימת ההמתנה. אם התיוק נבע מצימוד שולח, ברירת המחדל היא לעצור גם אותו כדי שהטעות לא תחזור.

מה עם מיילים שהם לא חומר של תיק?

לשולח אפשר להגדיר התעלמות, ואז ההודעה אינה נסרקת כלל ומסומנת כדולגה. קבצים מספקים של המשרד אפשר להפנות למסך חשבוניות וקבלות שתחת פיננסים, כך שהם לא נכנסים לתיק של לקוח.

האם התיוק האוטומטי כלול בחבילה?

קריאת התיבה, מענה ותיוק ידני של מייל לתיק פתוחים לכל משרד שמחבר תיבת Microsoft 365. התיוק האוטומטי, כלומר קריאת כל הודעה נכנסת וניתובה לתיק בלי אדם בלולאה, הוא מודול בתשלום שנדלק למשרד לפי בקשה.

ממשיכים לקרוא

פתרונות קשורים

מוכנים לראות את כדין על התיקים שלכם?

הדגמה אישית קצרה, על תרחישים אמיתיים מהמשרד שלכם. בלי התחייבות ובלי מצגות.

פתיחת חשבון בחינם לתיאום הדגמה בוואטסאפ או כתבו לנו: support@kadin.co.il