מעבר מאקסל
אקסל מצוין לחישובים, אבל הוא לא יודע להזכיר, לא יודע לשתף בזהירות ולא יודע להגיד מי שינה מה. בשלב מסוים הוא עולה למשרד ביוקר.
רוב המשרדים לא בוחרים באקסל, הם פשוט מתחילים איתו: גיליון ללקוחות, גיליון לתיקים, גיליון לגבייה. זה עובד עד שזה מפסיק לעבוד: שתי גרסאות של אותו קובץ, מועד שאף אחד לא ראה, חוב שאף אחד לא רדף אחריו, ועובד חדש שצריך שבועיים רק כדי להבין איפה מה נמצא.
ההבדל בין גיליון למערכת ניהול הוא לא הטבלה, אלא מה שקורה סביבה: תזכורות שקופצות לבד, הרשאות שקובעות מי רואה כספים, היסטוריה של מי עדכן מה, ולקוח שרואה סטטוס בפורטל במקום להתקשר. כדין (Kadin) נותנת את כל אלה במקום אחד, בעברית, בלי להתקין דבר.
גיליון הוא מסמך פסיבי: הוא לא מזכיר, לא מתריע ולא מעדכן אף אחד. במערכת ניהול, המידע עובד בשבילכם: מועד שמתקרב מזכיר מראש, חוב פתוח עולה לתזכורת, ומה שקורה בתיק משתקף לכל מי שצריך לראות.
הלקוחות, התיקים, המשימות והגבייה שניהלתם בכמה קבצים הופכים למערכת אחת מקושרת: לקוח מחובר לתיקים שלו, תיק מחובר למשימות ולמסמכים, והגבייה נגזרת מהמחיר שנקבע לכל תיק. חיפוש אחד מוצא הכל.
לא זורקים אתכם למים. עוברים יחד על הלקוחות והתיקים הפעילים, מקימים את מבנה העבודה שמתאים למשרד ומוודאים שהצוות שולט במערכת. רוב המשרדים עוברים לעבודה שוטפת תוך ימים בודדים.
היכולות הרלוונטיות
היכולות שסוגרות את מעבר מאקסל למערכת ניהול בפועל, וכולן חלק ממערכת אחת שלמה.
כל האנשים במקום אחד, מקושרים לתיקים ולמסמכים שלהם.
במקום שורות בגיליון: כרטיסים חיים בעמודות לפי שלבי הטיפול.
מועדים וחובות מזכירים את עצמם, בדפדפן, במייל ובצ׳אט.
מה שולם ומה פתוח, בלי נוסחאות ובלי לרדוף אחרי קבצים.
כל עובד רואה בדיוק את מה שהוא צריך. קובץ פתוח לכולם זה לא ניהול.
מדדי משרד ושעות עבודה מחושבים לבד, כולל דוח שבועי למייל.
שאלות נפוצות
אקסל לא מזכיר מועדים, לא רודף אחרי חובות, לא מגביל מי רואה מה ולא מראה מי שינה מה. ככל שהמשרד גדל, הפערים האלה הופכים למועדים שמתפספסים ולכסף שלא נגבה.
בליווי אישי: עוברים יחד על הלקוחות והתיקים הפעילים ומקימים אותם במערכת במבנה נכון. המטרה היא לא להעתיק גיליון, אלא לצאת לדרך עם מערכת מסודרת.
רוב המשרדים עוברים לעבודה שוטפת תוך ימים בודדים. מתחילים מהתיקים הפעילים, והצוות לומד את המערכת תוך כדי עבודה עם ליווי צמוד.
רוב הדוחות כבר מחכים מוכנים: גבייה לפי תקופה, שעות עבודה, פרודוקטיביות ומדדי משרד. אפשר גם לייצא נתונים החוצה, למשל לרואה החשבון.
ממשיכים לקרוא
הדגמה אישית קצרה, על תרחישים אמיתיים מהמשרד שלכם. בלי התחייבות ובלי מצגות.
