מדיניות זו מתארת כיצד כדין סי.אר.אם בע"מ אוספת, משתמשת, ומגינה על המידע שלך בעת שימוש במערכת כדין בכתובת kadin.co.il (להלן: "השירות"). לכל שאלה ניתן לפנות ל-support@kadin.co.il.
1. מי אנחנו
השירות מופעל ומסופק על ידי כדין סי.אר.אם בע"מ, ח.פ. 515969343 (להלן: "כדין" או "אנחנו"). זהו הגוף המשפטי שאיתו מתקשר כל לקוח של השירות.
איש הקשר לנושאי פרטיות והגנת מידע: support@kadin.co.il, טלפון 050-9434400.
2. מידע שאנחנו אוספים
מידע חשבון: שם, כתובת דוא״ל, תפקיד במשרד, והמשרד אליו אתה משתייך.
מידע מ-Google או מ-Microsoft בעת התחברות: הפרופיל הבסיסי (שם, אימייל, תמונה) לצורכי זיהוי. החיבורים האופציונליים ליומן, לקבצים ולתיבת הדואר מתוארים בסעיף "חיבורים אופציונליים ל-Google ול-Microsoft 365" למטה.
תוכן המשרד: תיקים, לקוחות, משימות, מסמכים והתכתבויות שהמשרד מזין או מעלה למערכת. תוכן זה שייך למשרד, ואנחנו מחזיקים אותו עבורו בלבד.
נתוני שימוש: לוגים טכניים (כתובת IP, דפדפן, שגיאות) לצורכי אבטחה ותפעול.
3. חיבורים אופציונליים ל-Google ול-Microsoft 365
כל החיבורים החיצוניים הם אופציונליים, נעשים ביוזמת המשתמש וניתנים לניתוק בכל עת. המערכת מבקשת הרשאה נפרדת לכל שירות, ורק אם בחרתם לחבר אותו.
Google Calendar (calendar.events.owned): יצירה, עדכון ומחיקה של אירועים שהמערכת יצרה בלוח השנה שלכם, לצורך סנכרון דיונים ופגישות לקוח. ההרשאה מצומצמת לאירועים שבבעלותכם ואינה נותנת גישה ליומן כולו.
Google Drive (drive.file): גישה מוגבלת אך ורק לקבצים שנוצרו או נפתחו דרך כדין, לצורך עריכת מסמכים ב-Google Docs. איננו ניגשים, קוראים או סורקים קבצים אחרים ב-Drive שלכם.
Microsoft 365, יומן (Calendars.ReadWrite): סנכרון דיונים ופגישות מול Outlook.
Microsoft 365, דואר (Mail.Read): אם חיברתם תיבת דואר, המערכת קוראת בלבד את ההודעות כדי להציג אותן במסך המיילים ולאפשר תיוק הודעה וצרופותיה לתיק. הגישה לקריאה בלבד: איננו שולחים, משנים, מסמנים או מוחקים הודעות.
Microsoft 365, קבצים (Files.ReadWrite): העלאת מסמך שנבחר לעריכה ושמירתו בחזרה, לצורך עריכה ב-Office באינטרנט.
לא נעשה שימוש בנתונים אלה למטרות פרסום או מכירה, ואיננו מאמנים עליהם מודלי AI.
ניתן לנתק כל חיבור בכל עת מדף ההגדרות במערכת, או דרך https://myaccount.google.com/permissions עבור Google. הניתוק מבטל את ה-tokens במערכת תוך 24 שעות לכל היותר.
השימוש שלנו בנתוני Google API תואם את Google API Services User Data Policy, כולל דרישות Limited Use. לפרטים: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
4. כיצד אנו משתמשים במידע
לספק את השירות ולהציג למשתמש את הנתונים שהוזנו על-ידי המשרד שלו.
לתחזק, לאבטח, ולשפר את השירות.
ליצור קשר עם המשתמש בנוגע לחשבון או לשירות.
איננו מוכרים מידע אישי, איננו משתמשים בו לפרסום צד שלישי, ואיננו מאמנים מודלי AI על נתוני משתמשים או על תוכן המשרד.
5. אחסון ואבטחה
הנתונים נשמרים בתשתית ענן מאובטחת. התקשורת מוצפנת ב-TLS/HTTPS.
שרתי המערכת, מסד הנתונים ואחסון הקבצים ממוקמים כולם באיחוד האירופי. הקבצים והמסמכים מוצפנים באחסון בתקן AES-256.
ה-tokens של החיבורים החיצוניים מוצפנים באחסון ומבוטלים בעת ניתוק החיבור.
גישה פנימית לנתונים מוגבלת לפי תפקיד ומתועדת.
אנו מבצעים גיבוי יומי אוטומטי של נתוני המערכת ושומרים את הגיבויים האחרונים (עד 6 עותקים אחורה), לצורך שחזור במקרה של תקלה. הגיבוי מכסה את נתוני המשרד במערכת; קבצים ומסמכים שהועלו אינם נכללים בגיבוי זה, ומומלץ לשמור להם עותק עצמאי.
6. שיתוף עם צדדים שלישיים
אנו משתמשים בספקי תשתית (hosting, storage) שפועלים כ-sub-processors. איננו משתפים נתוני משתמש למטרות שיווק ואיננו מוכרים מידע.
משרד המתקשר עמנו רשאי לפנות ולקבל פירוט על ספקי התשתית והשירות שבהם אנו נעזרים ועל מיקום עיבוד המידע.
ייתכן שיידרש גילוי על-פי דין מחייב; במקרה כזה נודיע למשרד כאשר החוק מתיר.
7. שמירת נתונים ומחיקה
הנתונים נשמרים כל עוד החשבון פעיל.
ניתן לבקש מחיקת חשבון דרך פנייה ל-support@kadin.co.il, או להפעיל מחיקה עצמית של החברה מתוך הגדרות המערכת. נתוני החיבורים החיצוניים (tokens ושדות שחולצו ממיילים) נמחקים מיידית עם ניתוק החיבור או מחיקת החשבון.
בסיום ההתקשרות יימחק תוכן המשרד בהתאם לאמור בנספח עיבוד המידע, לאחר שניתנה למשרד הזדמנות לקבל עותק של נתוניו.
8. זכויות המשתמש לפי תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות
בהתאם לחוק הגנת הפרטיות (לרבות תיקון 13 שנכנס לתוקף ב-14.8.2025) עומדות לכם הזכויות הבאות: זכות עיון במידע השמור, זכות תיקון מידע שאינו מדויק, זכות מחיקה (בכפוף לחובות שמירה משפטיות), והתנגדות לדיוור.
לבקשות יש לפנות ל-support@kadin.co.il. מענה יינתן תוך 30 יום.
ביחס לתוכן שהוזן על ידי משרד לקוח, המשרד הוא בעל המאגר וכדין היא מחזיקת מאגר. פנייה של נושא מידע תועבר לטיפול המשרד, ואנו נסייע לו כמפורט בנספח עיבוד המידע.
9. פורטל הלקוחות, הסכמה והגנת PDF
הכניסה לפורטל מותנית בקבלת מסמכי הפרטיות, תנאי השימוש וההודעה על העברת מידע לצדדים שלישיים. הסכמתכם נשמרת אצלנו עם זמן וכתובת IP, ובעת עדכון מהותי של אחד המסמכים תתבקשו לאשר מחדש.
מסמכי PDF המורדים מהפורטל מסופקים מוצפנים בסיסמה. הסיסמה היא "קוד אישי" של 4 ספרות שייעודי לכם, מתקבל מהמשרד בעת ההזמנה לפורטל. ניתן לשנות את הקוד בכל זמן בהגדרות הפורטל.
10. אבטחת מידע ואירועי אבטחה
השירות פועל ברמת אבטחה בינונית לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) 2017, כולל הצפנת AES-256 לקבצים, HTTPS עם HSTS, יומני ביקורת לחתימות ולפעולות super-admin, ובידוד לוגי בין משרדים שונים.
במקרה של אירוע אבטחה שמשפיע על המידע שלכם, נודיע לכם ולרשות להגנת הפרטיות תוך 72 שעות מגילוי האירוע, כנדרש בתיקון 13.
11. ילדים
השירות אינו מיועד לשימוש מתחת לגיל 16.
12. שינויים ויצירת קשר
ייתכנו עדכונים למדיניות זו. גרסה מעודכנת תפורסם בכתובת זו ועדכון מהותי יציג מסך הסכמה חדש בפורטל בכניסה הבאה.
לכל שאלה: support@kadin.co.il.